QuickBooks & ClicData, Parfait Pour Le Contrôle De La Gestion Financière Des PME

Si vous travaillez avec des processus complexes dans un environnement d’entreprise, l’ERP est une solution idéale. Mais quelle est la bonne solution si vous êtes à la tête d’une PME ? Quel est le moyen le plus efficace de gérer votre facturation et de garder une trace de vos dépenses et déclarations fiscales ? QuickBooks répond à ces besoins grâce à son logiciel de comptabilité accessible et innovant. Ajoutez-y les bons tableaux de bord, et vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour optimiser vos performances financières. C’est pourquoi ClicData et QuickBooks ont uni leurs forces. Ensemble, nous offrons toutes les fonctionnalités essentielles à la bonne gestion financière des petites et moyennes entreprises.

Accessibilité

« Simplicité ». C’est le mot magique pour tout patron de PME.

Pour qu’un logiciel soit simple, il doit être accessible via SaaS Cloud, ce qui fait de l’accessibilité une exigence pour les décideurs des PME. Une étude de GetData révèle que la facilité de déploiement et de gestion des solutions SaaS est la première raison pour laquelle près de 40 % des PME préfèrent les solutions basées sur le cloud.

La rapidité de la mise en œuvre arrive en deuxième position pour les participants à l’étude (14,6 %). Face à ces longs mois d’audit, de négociation, de configuration, de tests et de corrections qui accompagnent les solutions sur site, le Cloud présente un avantage en offrant une alternative qui peut être mise en œuvre presque instantanément.

Le troisième avantage le plus cité par les PME pour justifier le choix de solutions basées sur le cloud est qu’elles nécessitent moins d’assistance technique interne. Les services informatiques étant déjà surchargés, les patrons et les DSI sont ravis de voir un logiciel externaliser son support et sa maintenance – et avec eux, ses maux de tête.

Les décideurs des PME sont séduits par la simplicité, la rapidité d’installation et la maintenance externalisée des applications Cloud, en général, et par la facilité d’utilisation supérieure et le coût inférieur de QuickBooks, en particulier.

La Promesse de QuickBooks et ClicData

Examinons de plus près les huit facteurs clés de succès qui contribuent à la promesse de QuickBook et ClicData.

1. Une Disponibilité Plus Rapide

Le modèle SaaS propose des solutions clés en main pour lesquelles un simple navigateur et une connexion internet suffisent souvent pour se connecter au service. Plus besoin de se soucier d’installer le logiciel sur son PC et de le mettre à jour. C’est un gain de temps considérable pour votre service informatique et tous vos collaborateurs.

2. Répartition des Coûts dans le Temps

D’un point de vue financier, les solutions SaaS permettent d’éviter un investissement initial important dans l’infrastructure – matériel et licence de logiciel, par exemple – au profit de dépenses réparties dans le temps. Elles offrent un nouveau modèle de consommation de l’informatique, passant d’une logique CAPEX – investissement – à une logique OPEX – coûts d’exploitation. Une meilleure gestion des coûts offre un avantage mesurable pour les PME dont les ressources financières peuvent être limitées.

3. Facilité de Gestion

Lorsque vous vous abonnez à une application SaaS, vous bénéficiez toujours de la dernière version du logiciel. Les mises à jour et les éventuelles sauvegardes sont effectuées régulièrement par l’éditeur. Votre service informatique est donc déchargé de cette tâche et peut être redéployé sur d’autres projets.

4. Une Consommation à l’Usage

Le coût de l’abonnement au service SaaS dépend de votre utilisation : du nombre d’utilisateurs, de la quantité de Go stockés aux paramètres du service. Votre entreprise se développe-t-elle ? Avez-vous besoin d’ajouter des utilisateurs ? Votre abonnement au service SaaS sera ajusté en fonction de vos besoins. Cette flexibilité vous permet de ne payer que pour les ressources que vous consommez, ce qui peut être très avantageux. Pensez par exemple à l’activité saisonnière.

5. Évolutivité de la Solution

Les éditeurs de logiciels SaaS construisent souvent leur offre avec plusieurs niveaux, ce qui vous permet de choisir les fonctionnalités et les services que vous souhaitez utiliser. Ainsi, si votre activité évolue et nécessite des fonctionnalités plus avancées du logiciel, vous pourrez le faire évoluer. Ce paramètre est important dans la vision d’une startup et d’une PME, dont l’objectif est de se développer rapidement après sa création.

6. Mobilité de l’Utilisation

Les logiciels SaaS ont l’avantage de s’adapter à une utilisation mobile, vos collaborateurs peuvent donc accéder aux données et aux outils depuis n’importe où. Cette accessibilité s’adapte parfaitement aux nouvelles habitudes de travail (ex : télétravail, voyages d’affaires, etc.) et permet une productivité accrue de vos collaborateurs.

7. Performance des Outils

Les fournisseurs de services cloud disposent d’infrastructures performantes et de personnel qualifié pour les maintenir à jour, ce qui leur permet de garantir leur niveau de service. Il est intéressant pour une PME de bénéficier de cet équipement mutualisé, d’accéder à des applications que seules les grandes entreprises pouvaient auparavant acquérir. Attention, il y a un paramètre sur lequel vous devez être vigilant : la qualité de votre connexion internet. Les performances d’une solution SaaS en dépendent inévitablement.

8 – L’Ecologie

Les équipements informatiques, notamment les serveurs, consomment beaucoup d’énergie et nécessitent des salles climatisées pour fonctionner durablement. L’utilisation de solutions SaaS hébergées dans des centres de données permet de réduire la consommation d’énergie de l’entreprise. Vous serez heureux de voir votre facture d’électricité diminuer. De plus, en mutualisant les ressources, vous répondez aux enjeux du développement durable pour les entreprises.

Un Accent Innovant sur l’Essentiel

Pour que la comptabilité soit vraiment efficace, elle doit s’appuyer sur plusieurs activités fondamentales. C’est là que QuickBooks peut être d’une grande aide :

1. Gestion de la Facturation : Sur Mesure et Automatisée

La gestion de la facturation est l’étape ultime du processus de vente. Il est essentiel que vos factures soient aussi professionnelles que votre discours de vente. Il peut s’avérer difficile de se donner beaucoup de mal pour gagner la confiance de vos futurs clients, pour finalement leur remettre un devis rempli d’erreurs ou une facture désordonnée. Un modèle de facture professionnel et propre, correspondant au devis, est très utile. Deuxièmement, les notifications automatiques de paiements manqués qui garantissent que les factures sont payées à temps sont une autre fonction essentielle.

2. Suivi des Dépenses : Saisie et Suivis Faciles

L’un des principaux défis de la comptabilité concerne le suivi des dépenses. Vous devez être sûr que tous les reçus sont stockés correctement afin que votre comptable n’ait pas à courir après chaque pièce de documentation chaque fois qu’il veut déclarer des impôts ou vous fournir une vue précise des dépenses de votre entreprise.

3. Gestion des Flux de Trésorerie : En Direct !

En tant que PME connaissant actuellement une croissance dynamique à l’échelle mondiale, les décideurs de ClicData savent d’expérience qu’une vue en direct du solde de trésorerie de tous les comptes bancaires permet de gagner beaucoup de temps. Le fait de connaître à tout moment la situation de votre trésorerie vous permet de gérer plus efficacement les paiements de vos fournisseurs. De plus, en centralisant tout, vous pouvez établir des projections et maîtriser la saisonnalité.

4. Les tableaux de Bord : Enfin !

Les KPI sont l’un des éléments essentiels de la gestion de votre PME. Ils vous permettent de suivre vos performances quotidiennes et d’ajuster le tir pour augmenter vos chances de réussite. L’idée n’est pas de faire de vous un expert en analyse financière en vous équipant de dizaines de tableaux de bord sophistiqués. L’idée est de vous donner quelques indicateurs de performance très efficaces et exploitables pour vous aider à garder votre PME sur les rails.

Voici quatre KPI essentiels à surveiller :

• Le chiffre d’affaires. Comment se portent vos ventes ?

Évident ? Peut-être. Mais aussi importantes que soient les ventes – elles sont votre principal moteur après tout – vous devez les surveiller. Le jour où vous ne vendez plus, vous ne générez plus de cash – vous êtes au point mort. Le suivi des ventes passe inévitablement par votre chiffre d’affaires, notamment en le comparant à vos prévisions budgétaires. N’oubliez pas non plus de regarder en arrière pour constater votre progression sous la forme de votre taux de croissance. En même temps, tenez compte de ce qui est « en cours ». En effet, un bon gestionnaire doit jeter un coup d’œil au passé, être sûr du présent et ne pas négliger l’avenir – à court et à long terme.

• La trésorerie. Avez-vous assez de « carburant » ?

Nous avons évoqué l’importance de surveiller de près votre trésorerie et de ne pas la confondre avec votre bénéfice. Sans liquidités, vous ne pourrez pas faire face à vos obligations professionnelles – fournisseurs, administration fiscale, etc. Votre trésorerie vous permet également de survivre en cas de revers, qu’il s’agisse de mauvais payeurs, de la perte d’un client, d’une grosse dépense imprévue, etc.

Cet indicateur requiert une attention particulière car la trésorerie fluctue quotidiennement et parce que vous ne pouvez pas vous contenter de comptabiliser ce qui se trouve sur votre compte bancaire aujourd’hui. Y aura-t-il assez d’argent disponible pour payer vos factures demain ? Et dans trois mois ? C’est pourquoi l’utilisation d’un tableau des flux de trésorerie est essentielle.

• DSO et DPO. Que disent vos conditions de paiement ?

Derrière ces acronymes se cachent deux indicateurs cruciaux pour le suivi de votre trésorerie. Le DSO – Days Sales Outstanding – indique, en nombre de jours, le délai moyen de paiement de vos clients. Le DPO – Days Payable Outstanding – vous donne la même information pour vos fournisseurs. Votre objectif est d’avoir le plus de liquidités possible dans vos comptes. Alors, comment procédez-vous ? Vous « poussez » vos clients à payer rapidement et négociez avec vos fournisseurs pour qu’ils paient le plus tard possible. Cette stratégie vous permettra également de rester à l’affût des éventuels retards de paiement qui pèsent sur votre trésorerie.

• Marge bénéficiaire. Votre entreprise est-elle rentable ?

Votre marge bénéficiaire est un autre indicateur important de la santé de votre PME. Elle vous permet, entre autres, de savoir si votre activité est rentable. Bien sûr, l’un des objectifs fondamentaux d’une entreprise est de générer des bénéfices – une marge financière qui vous permet de développer d’autres produits, d’embaucher du personnel, de faire des investissements et de vous développer. Cet indicateur peut également vous aider à définir votre politique de prix ou à revoir vos dépenses. En effet, si vos ventes sont bonnes, mais que vous ne réalisez pas de bénéfices, il y a un souci à étudier. Le prix est peut-être trop bas, ou votre structure de coûts est peut-être trop lourde.

Voici quelques tableaux de bord inspirants pour vos indicateurs de performance financière.