Construire Un Sales Pipeline Forecast : Mode D’Emploi

Le sales pipeline forecast est tout simplement un prévisionnel de ventes basé sur des données historiques et actuelles. La définition est simple, c’est loin d’être le cas dans la pratique.

Définir des objectifs à la fois ambitieux et réalistes est un vrai casse-tête pour votre équipe commerciale. L’enjeu est double : faire grandir la boîte tout en maintenant l’engagement des équipes grâce aux commissions.

La grande problématique repose sur l’analyse des données historiques. La preuve : 80 % des équipes commerciales sont en difficulté pour construire un prévisionnel juste, manquant leurs objectifs de 25 %. Le risque : une croissance ralentie du CA de la société, et une équipe démotivée par l’échec constant.

Avoir un sales pipeline forecast (ou prévisionnel de vente) réaliste et précis est alors une arme redoutable permettant à la fois à la direction de prendre les bonnes décisions, et aux commerciaux de mettre les efforts sur les bons prospects. C’est d’ailleurs pour ces raisons que les équipes commerciales font parfois appel aux analystes.

Dans cet article, nous vous donnons les clés pour y arriver : quels métriques sont à suivre ? quels sont les données à collecter ? quelles sont les bonnes pratiques pour construire et faire évoluer un tableau de bord pour l’équipe commerciale ?

C’est parti !

Qu’est-ce qu’un Sales Pipeline Forecast ?

La prévision de pipeline prédit les performances futures de ventes sur la base des données historiques, de l’état actuel du pipeline de vente et facteurs extérieurs comme les tendances du secteur. Le pipeline de vente inclus tous les prospects à différentes étapes du cycle de vente, de la prise de contact initiale à la signature du contrat.

Il y a plusieurs avantages à avoir un sales pipeline forecast :

• Des prévisions plus précises : cela permet à la direction commerciale de planifier les opérations commerciales, d’animer efficacement les équipes et d’identifier rapidement les potentiels décrochages.
• Augmentation des ventes : le sales pipeline forecast permet de prioriser le suivi des prospects dans le pipe. En se concentrant sur les opportunités à plus grande valeur, les équipes de vente peuvent améliorer leurs taux de réussite et optimiser la génération de revenus.
• Allocation des ressources : en ayant de la visibilité précise sur le sales pipeline et donc sur le chiffre d’affaires à générer sur les prochains trimestres, la direction commerciale peut définir des objectifs réalistes. Cela permet d’anticiper le recrutement de nouvelles ressources tout prenant en compte les phases de formation et de montée en puissance.

Le sales pipeline forecast n’est pas une analyse isolée mais un lien cohérent entre les ventes, le marketing et la finance. En vente, il sert de feuille de route pour identifier les prospects les plus chauds et évaluer la probabilité de conversions.

Pour le marketing, il va permettre d’ajuster les messages et d’orienter les investissements sur les segments les plus sollicités par l’équipe commercial. Ici aussi, cela va donner de la visibilité aux équipes marketing dans leur planning de campagnes et en améliorer les performances.

Exemples de KPIs Pour Construire Un Sales Pipeline Forecast

Nous avons organisé six grands indicateurs en trois catégories :

1. KPIs de Génération de Leads

Taux de conversion de Leads à Clients

Taux de Conversion = (Nombre de Conversions / Nombre Total de Leads) * 100

Qualité des Leads / Scoring

L’équipe commerciale évalue la qualité d’un prospect en fonction du nombre de critères correspondant au profil du client idéal. En se concentrant sur les leads de haute qualité, l’équipe commerciale optimise le temps investi sur des opportunités ayant une plus grande probabilité de conversion.

Mesurer la qualité des leads implique d’examiner dans quelle mesure les prospects correspondent au public cible, de comprendre leurs interactions et d’évaluer l’efficacité de la source de leads, généralement avec un système de scoring.

Étudiez le comportement de vos clients, les scores d’engagement et recueillez les commentaires de votre équipe de vente.

2. KPIs de Vente

Centrées sur la progression des leads à travers l’entonnoir de vente, les métriques de vente fournissent des informations sur la capacité de l’équipe à convertir les opportunités en transactions réussies.

Explorons deux métriques de vente courantes :

Taux de Conversion d’Opportunités en Clients

Taux de Conversion Opportunités-Clients = (Nombre de clients signés / Nombre d’opportunités sur une période donnée) * 100

Cela mesure le pourcentage d’opportunités converties en transactions closes sur une période données. Il faut prendre en compte un décalage entre la période de création des Opportunités et la période où elles sont signées. En fonction du cycle de vente, en B2B cela peut varier de 1 à 6 mois.

Cet indicateur est utilisé pour révéler l’efficacité de l’équipe de vente dans la génération de chiffre d’affaires ou MRR.

Grâce à ce taux de conversion, la direction commerciale va pouvoir identifier s’il y a des points de blocage dans le funnel, ou si un commercial est en difficulté pour atteindre ses objectifs.

Durée du Cycle de Vente

La durée du cycle de vente fait référence au temps nécessaire à un prospect pour aller au bout du processus commercial. Un cycle de vente plus court indique un processus de vente efficace, tandis qu’un cycle plus long peut indiquer des goulots d’étranglement ou des inefficacités.

Durée Moyenne du Cycle de Vente = Total des Jours / Nombre de Cycles

Pour définir la période : Définissez les points de départ et de fin du cycle de vente.

Suivi des Dates : Utilisez votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour enregistrer les dates de début et de fin de chaque cycle de vente.

Calculez la Moyenne : Divisez le nombre total de jours pour tous les cycles par le nombre de cycles.

3. Métriques de Revenus

Ces métriques offrent un aperçu complet de la performance des revenus du pipeline de vente.

Revenu Prévisionnel

Nombre de clients x valeur moyenne de la vente x nombre d’unités = revenu prévisionnel.

Cela mesure les revenus projetés à partir des transactions potentielles dans le sales pipeline. Des projections précises fournissent une base pour la planification stratégique, vous permettant d’aligner les ressources et les opérations.

Vous pouvez recueillir des données historiques sur les revenus générés et la croissance des revenus pour déterminer les tendances.

Si vous déduisez les dépenses projetées des ventes projetées, vous obtenez le revenu prévisionnel net.

Taux de Croissance des Revenus

Taux de Croissance des Revenus (%) = ((Revenu de la Période Actuelle – Revenu de la Période Précédente) / Revenu de la Période Précédente) x 100

Les taux de croissance des revenus mesurent l’augmentation en pourcentage des revenus globaux sur une période spécifique. Cet indicateur est souvent plus significatif d’un trimestre sur l’autre, voir d’une année sur l’autre, en fonction des cycles de vente.

Un fort taux de croissance peut être dû à de nombreux facteurs combinés : augmentation des dépenses marketing, renforcement de l’équipe commerciale, changements du modèle tarifaire, le déploiement d’un programme partenaire, momentum sur le marché…

Il serait intéressant de comparer le taux de croissance du revenu avec le taux de croissance de clients. Si les revenus augmentent plus vite que le nombre de clients, cela révèlerait un changement dans la typologie du profil client idéal, plus grandes entreprises. Une information clé qui pourrait orienter la stratégie marketing et commerciale.

Comment Construire Votre Tableau de Bord de Sales Pipeline Forecast : Bonnes Pratiques et Notre Expérience

Le tableau de bord sales pipeline forecast donnera un aperçu global des performances des ventes à la Direction ainsi que les contributions individuelles de chaque commercial.

Pour créer ce tableau de bord, il convient de suivre plusieurs étapes :

Bonne Pratiques

Impliquez la direction métier dans la définition des indicateurs et des jeux de données

Il n’y a pas de secret, c’est la seule solution pour identifier les données et indicateurs nécessaires au reporting : une communication directe et ouverte avec la direction métier. Vous devez vous immerger dans le processus de vente, comprendre les logiques et identifier de possibles exceptions.

Double effet kiss-cool: vous appréhendez mieux les besoins métiers, et vous les éduquez sur l’importance de la standardisation et la qualité des données provenant des différentes sources.

Ce qui nous fait une magnifique transition vers le deuxième point : la centralisation des données de plusieurs systèmes.

Intégrez l’ensemble des outils métier

Pouvoir connecter le CRM à votre outil d’analytics est un no-brainer. Si votre équipe utilise un outil de VoIP comme Aircall ou RingCentral, il serait intéressant de pouvoir les intégrer pour mesurer la productivité de l’équipe. Peut-être utilisent-ils des outils de prospection comme LinkedIn Sales Navigator ou Apollo.

Pour assurer la cohérence des données parmi tous ces sytèmes, veillez à ce que votre outil d’analytics se connecte et permette le rafraichissement automatique des données.

Cela va réduire les erreurs de saisie manuelle et va assurer l’exactitude des indicateurs montrés dans le tableau de bord.

Construisez un tableau de bord intuitif et interactif

Nous savons tous à quel point les utilisateurs métier aiment les jolies visualisations. Il faut alors joindre l’utile à l’agréable pour assurer l’adoption du tableau de bord par votre équipe commerciale.

La lourde tâche de rendre le tableau de bord agréable ET intuitif vous incombe. N’empilez pas les indicateurs les uns sur les autres, ce qui risque d’avoir un effet contre-productif sur leur compréhension.

Nous avons rédigé un guide complet pour sur la construction de tableaux de bord :

Automatisez le rafraichissement des données

Il est évident que l’automatisation du rafraichissement de données est un must-have pour vous simplifier la vie et rendre le projet plus efficace. Assurez-vous alors que l’outil d’analytics permette de requêter la source de données et de mettre à jour la table automatiquement.

On parle beaucoup de temps réel. C’est souvent pas nécessaire. Dans le cas d’un sales pipeline forecast, il y a de grandes chances que l’équipe métier consulte le tableau de bord une fois par mois. Un rafraichissement hebdomadaire ou bi-hebdo devrait être largement suffisant.

Notre Expérience

Nous l’avons déjà établi, construire un tableau de bord regroupant tous ces indicateurs n’est pas si simple. Et ce n’est pas moi qui le dis, mais nos data analystes !

Je leur ai demandé de détailler les différents points de bloquage et les solutions trouvées pour équiper rapidement notre équipe commerciale. Voici ce qu’ils m’ont rapporté :

1. Combiner le budget sur Excel avec les données du CRM (HubSpot)

Un grand défi était de faire en sorte que le budget Excel et les données de notre CRM, HubSpot, se parlent bien. Heureusement, ClicData est venu à la rescousse, nous aidant à mélanger parfaitement ces jeux de données pour un suivi clair des performances des ventes par rapport aux objectifs.

2. Garder un historique des dates de signature des Deals

Dans un monde idéal, les prospects signent les devis (Deals) en temps et en heure. Dans la vraie vie, les dates de signature sont souvent repoussées, pour un bon nombre de raisons. Seulement, HubSpot ne permet pas de tracker ces changements de date, ce qui rendait l’analyse du pipeline incomplète. Avec ClicData, nous avons pu non seulement suivre, mais aussi enregistrer l’historique des dates de clôture, donnant à l’équipe de vente un aperçu beaucoup plus précis de ce qui se passe avec leurs Deals en cours et clôturés.

3. Alerter sur des données incomplètes ou incorrectes

Ensuite, nous avons découvert que certains Deals étaient invisibles sur le tableau de bord en raison d’informations manquantes ou erronées. Nous avons donc mis en place un système d’alerte pour nos commerciaux, les avertissant lorsque des Deals non « normalisés » apparaissent pour les corriger rapidement.

4. Gérer plusieurs devises dans le sales pipeline forecast

Nous offrons plusieurs devises de facturation. Transparent pour le client, un véritable numéro de jonglage pour les analystes. Un numéro maîtrisé avec brio grâce aux Data Templates de ClicData qui permet de traduire une devise en une autre automatiquement. Maintenant, tout le monde dans l’équipe peut voir la valeur du pipeline dans sa propre devise, rendant les discussions financières beaucoup plus fluides.

5. Personnaliser l’expérience pour chaque utilisateur du tableau de bord

Dans le but de favoriser l’adoption sur le long-terme de notre tableau de bord, nous avons personnalisé l’expérience pour chaque utilisateur : notre VP Business Development a une vue consolidée du pipeline de tous les commerciaux, alors que les commerciaux peuvent se concentrer uniquement sur leur pipeline. Ce faisant, nous ne montrons uniquement ce qui est pertinent pour chaque membre de l’équipe.

Equipez Votre Equipe Commerciale Avec Un Sales Pipeline Forecast Fiable et Automatisé

Votre équipe commerciale a besoin de visibilité sur leur pipeline pour pouvoir ajuster leurs stratégie rapidement aux tendances et fluctuations du marché.

Grâce à vous, ils vont enfin être équipé d’un tableau de bord automatisé, personnalisé et interactif pour répondre aux questions stratégiques avec confiance :

• Quelles stratégies se sont avérées performantes sur les différents marchés et/ou segments ?
• Quels défis ont-ils rencontrés et comment les ont-ils surmontés ?

Avec ClicData, vous pouvez concilier les données marketing, commerciales et financières dans une même et unique plateforme analytics.